إدارة الشؤون الإدارية و المالية

وتتولى مباشرة الاختصاصات المسندة إليها بموجب قرار مجلس الوزراء رقم (101) لسنة 2012 ميلادي المشار إليه وذلك من خلال الأقسام التالية :-

أولاً : قسم الميزانيــــــات ويختص بالاتي:

يتولى إعداد الميزانيـة التسييرية للقطاع والجهات التابعة لــه بالتنسيــق مـــع التقسيمات والجهات ذات العلاقة .
توفير وتجميع كافة البيانات اللازمة لوضع التقديرات النهائية للميزانية التسييرية  للقطاع.
إنشاء قاعدة عامة للبيانات اللازمة وفقاً للمتطلبات الموضوعة من قبل وزارة المالية.
تجميع تقارير المصروفات والإيرادات الشهرية للديوان والجهات التابعة للقطاع وتقديمها في تقرير شامل  ( دوري وسنوي ).
إعداد التفويضات المصلحية المتعلقة بالميزانية التسييرية ومتابعة صرفها وفقاً لتقرير المصروفات المقدم من الجهة المفوضة بالصرف واحتساب السيولة المتبقية،  على أن تكون معتمدة من جهات الاختصاص.
المشاركة في إعداد المناقلة اللازمة لتوظيف المبالغ المتبقية بالبنود في سداد احتياجات القطاع.
قفل الحسابات الختامية للديوان والجهات التابعة له والممنوح لها تفويضات مصلحية.
إعداد التقارير الدورية في مجال عمل القسم  .

ثانياً : قسم الشؤون المالية ويتكون من الوحدات التالية:

1. وحــــدة الحسابات  وتختص بالاتي:

فتح السجلات المالية اللازمة لتنظيم العمل.
متابعة تسوية كافة المبالغ المصروفة من خارج الميزانية وتسويتها وفقاً للعروض المصدقة من أجلها.
حفظ المستندات المالية وتنظيمها بشكل يسهل الرجوع إليها وقت الحاجة.
إعداد مذكرة تسوية حساب المصرف.
القيام بأعمال الصرف وجباية الإيرادات وإعداد المستندات المالية وفتح الاعتمادات المستندية طبقاً للتشريعات النافذة.
تنظيم صرف العهد والسلف والعمل على إقفالها أو استعاضتها طبقاً للضوابط والاجراءات المتبعة في ذلك ، وفي المواعيد المقررة والتي نص عليها القانون.
إعداد تقارير الإيرادات والمصروفات وإحالتها إلى جهات الاختصاص.
القيام بأعمال تنظيم المخازن والخزينة ومسك السجلات اللازمة والتي نص عليها القانون.
إعداد التقارير الدورية عن في مجال عمل الوحدة.

2. وحدة المرتبــــــــــات وتختص  بالاتي:

إعداد المرتبات والمهايا الخاصة للموظفين بالوزارة والجهات التابعة لها والذي يتم صرف مرتباتها مركزياً ، وفقاً لكشوفات الحضور والانصراف الواردة من الجهات.
إدخال الميكنة الخاصة بذلك وفقاً للتشريعات والنظم المعمول بها في هذا الشأن.
العمل على خلق قاعدة بيانات لجميع الموظفين الذين يتم صرف مرتباتهم من حيث بياناتهم الوظيفية والاجتماعية طبقاً للنموذج المعد من قبل إدارة الميزانية.
العمل على تفعيل منظومة الأرشفـة الإلكترونية الخاصة بالمرتبات للرجوع إليهاعند الحاجة.
التنسيق مع كافة الجهات التابعة للقطاع بشأن تحديث قاعدة البيانات الوظيفية لجميع الموظفين التابعين لهم.
إعداد الاستمـارات الخاصـة بالاشتراكات الضمانية للعاملين وحصـة جهــة العمـل وحصـة الخزانة.
العمــل على تسديـد الاشتراكات الضمانية في مواعيدها المحددة بالقانـون تلافياً لغرامات التأخير.
متابعة كافة الجهات التابعة للوزارة ، بشأن سداد الاشتراكات الضمانية في حينها.
متابعة كافة الإجراءات الضمانية الأخرى المتعلقة بالعاملين.
إعداد التقارير الدورية في مجال عمل الوحدة  .

3. وحــــدة الخزينــــــــــة وتختص بالاتي:

جباية الإيرادات المحققة من قبل القطاع  وفقاً للقوانين المنظمة لذلك.
الاحتفاظ بالصكوك وأي مستندات ذات قيمة.
الاحتفاظ بخطابات الضمان ومتابعة صلاحيتها واتخاذ الاجراءات اللازمة لتحديد صلاحيتها.
تسليم الصكوك الصادرة من القسم المالي  لمستحقيها.
استلام الصكوك من القسم المالي.
الاحتفــــاظ بدفاتـــر الوقـــود وكــروت الدفـــع المسبـــق للهاتـــف والأجهــزة ذات قيمــة وتوزيعهــا وفقــاً للضوابط المحددة.
تسليم إيصالات ( م. ح . 5) ومتابعة تحصيل قيمتها وفقاً لقسائم الإيداع  واستلامها.
إعداد التقارير الدورية عن في مجال عمل الوحدة.

4. وحدة متابعة العقـود والاعتمادات المستندية وتختص بالاتي:

تسجيل كافة العقود التي تكون الوزارة طرفاً فيها أو العقود الخاصة بالجهات التابعة للوزارة والتي يتم توقيعها من قبل الوزير أو الوكيل.
فتح سجل لكل عقد تحدد به القيمة والأعمال المنجزة والرصيد ومتابعة كافة شروط العقد.
الاحتفاظ بكافة المستندات المتعلقة بالعقود كلاً على حده ابتداءً من قرار الترسيه وجدول المقايسة والمواصفات الفنية والمواصفات الصادرة بشأنها والمستخلصات و شهائد الدفع والتقارير الفنية ذات العلاقة ….. الخ.
متابعة المصادقة على المستخلصات الجاهزة للدفع مع ديوان المحاسبة.
التنسيق مع مكتب المراجعة بشأن خطابات الضمان المتعلقة بالعقود من ناحية التجديد.
القيام بإجراءات  التخليص الجمركي.
إعداد المستندات الخاصة بشأن فتح والاعتمادات المستندية ومتابعة حركتها.
إعداد التقارير الدورية في مجال عمل الوحدة.

5. وحــــدة مراقبــة المخـــازن وتختص بالاتي:

الإشراف على المخازن والمخزون وتوجيه أمين المخازن فيما يتعلق بحفظ المخزون وطرف التخزين وتنبيه الإدارة عن أي قصور بالخصوص.
تحديد الأرصدة الدفترية للأصناف.
متابعة عملية الصرف من المخازن.
تقديم الأرصدة الدفترية للجان الجرد ليتم مطابقتها بالأرصدة الفعلية.
تفعيل منظومة مراقبة المخازن وتطويرها بما يكفل إحكام الرقابة على المخازن.
إعداد التقارير الدورية في مجال عمل الوحدة.

ثالثاً: قسم الشؤون الإدارية ويتكون من الوحدات التالية:

1. وحدة شؤون الموظفين وتختص بالاتي:

تنفيذ التشريعات والضوابط المتعلقة بشؤون الموظفين.
إعداد ومتابعة إجراءات التعيين والترقية والندب والإعارة وإبرام العقود الوظيفية والعلاوات والإجازات بالتنسيق مع جهات الاختصاص.
العمل على إدخال الميكنة الحديثة في مجال شؤون الموظفين.
حفظ الملفات الشخصية الخاصة بالموظفين وحفظ الوثائق والتقارير السرية بها.
تنظيم ومراقبة الحضور  والانصراف اليومي للموظفين بديوان الوزارة وإعداد التقرير الشهري بذلك ويحال إلى وحدة المرتبات.
إعداد التقارير الدورية عن في مجال عمل الوحدة.

2. وحدة إعداد الملاكات والتنظيم وتختص بالاتي:

إنشاء قاعدة بيانات وظيفية لكافة الموظفين بالوزارة والجهات التابعة لها والإشراف على متابعتها وتحديثها كلما لزم الأمر.
إعداد سجل الملاك الوظيفي لديوان الوزارة بالتعاون مع وحدة شؤون الموظفين.
تقييم مقترحات سجلات الملاكات المقدمة من الجهات التابعة للوزارة قبل إحالتها للاعتماد من جهات الاختصاص.
متابعة شؤون الموظفين بالجهات التابعة للوزارة والخاصة بإنهاء الخدمة والتعيين والتعاقد والترقية والندب والإعارة من واقع الملاكات الوظيفية للجهات.
إعداد التقارير الدورية عن في مجال عمل الوحدة.

3. وحدة المحفوظات والأرشيف وتختص بالاتي:

تنظيم شؤون المحفوظات من استلام وقيد وفهرسة وتجميع البريد الصادر والوارد وتسليمه للإدارات والمكاتب والجهات التابعة للوزارة.
تبويب وحفظ المراسلات الواردة والصادرة بالملفات الموضوعية وبما يضمن سهولة الوصول إليها.
العمل على إدخال الميكنة الحديثة في مجال المحفوظات والأرشفة الإلكترونية.
أرشفة الوثائق والمراسلات الخاصة بالبريد الوارد والصادر والإشراف على حفظها بما يضمن المحافظة عليها وسهولة الوصول لها عند الحاجة.
التنسيق مع الإدارة في مجال رفع كفاءة الموظفين.
إعداد التقارير الدورية عن في مجال عمل الوحدة.

رابعاً : قسم العلاقات العامة والخدمات ويتكون من الوحدات التالية:
1. وحدة العلاقات العامة وتختص بالاتي:

تنفيذ التشريعات والنظم المتعلقة بتقديم الخدمات للموظفين.
تقديم الخدمات للموظفين بالوزارة وفقاً للتشريعات النافذة.
إتمام ومتابعة إجراءات الضيوف من استقبال وإقامة وتنقل وكل ما يتعلق بالعلاقات بتنسيق مع الجهات المختصة.
الإشراف على أعمال النظافة لتقديم أفضل الخدمات والتأكد من حسن أدائها.
إعداد التقارير الدورية في مجال عمل الوحدة .

2. وحدة الحركة والصيانة وتختص بالاتي:

القيام بتنظيم حركة الآلات والمعدات والسيارات المملوكة للوزارة بما يضمن المحافظة عليها.
متابعة الآلات والمعدات والسيارات التابعة للوزارة وفتح ملفات لحفظ المستندات الخاصة بها والإجراءات المنظمة لاستخدامها.
العمل على صيانة الآلات والمعدات والسيارات الخاصة بالوزارة واقتراح أفضل الطرق لإدامتها.
المحافظة على الأصول الثابتة لديوان الوزارة وإجراء الصيانة الدورية اللازمة لها.
إعداد التقارير الدورية في مجال عمل الوحدة.

3. وحدة الأمن والسلامة وتختص بالاتي:

الإشراف على أعمال الحراسة والمناوبة اليومية للمحافظة على المباني والإنشاءات التابعة للوزارة.
اتخاذ الإجراءات اللازمة لضمان سلامة الموظفين والمقرات التابعة للوزارة من الحرائق والحوادث المهنية.
متابعة حركة دخول وخروج الموظفين والزوار واتخاذ الإجراءات اللازمة لتنظيمها.
إعداد التقارير الدورية في مجال عمل الوحدة.

خامساً : قسم المخــــــــــــــازن ويختص بالاتي:

تقسيم المخزونات بالنظر إلى طبيعتها.
حفظ الأصناف بالمخازن بالطريقة التي تلائم طبيعتها.
توفير أسباب الوقاية التامة عن طريق انجاز الاحتياطات اللازمة لمواجهة العوامل التي تسبب تلفها.
بذل العناية الخاصة فيما يتعلق بالأصناف المحددة لها، أجل معين تفسد بانقضائه.
مسك كافة السجلات المنصوص عليها بالقانون مثل سجل إستاد المخزن وبطاقات الصنف وكذلك المستندات المتعلقة بالصرف من المخازن أو الإعارة أو طلب  الصرف وطلب إعادة الأصناف.
إعداد المقايسات السنوية باحتياجات القطاع وفقاً لما يقتضيه القانون وبالتنسيق مع مدير الإدارة.
إعداد التقارير الدورية في مجال عمل القسم  .